Tous les ans, le comité d’entreprise ou à défaut les délégués du personnel, doit être consulté lors de l’élaboration du plan de formation. Cette consultation est organisée au cours de deux réunions, chacune précédée de la communication de documents, tels la déclaration fiscale relative à la formation professionnelle, le bilan du plan de formation pour l’année antérieure et l’année en cours, le plan de formation pour l’année à venir. Ces documents précisent notamment la nature des actions proposées par l’employeur en distinguant celles qui correspondent à des actions d’adaptation au poste de travail, celles qui correspondent à des actions de formation liées à l’évolution des emplois ou au maintien dans l’emploi des salariés et celles qui participent au développement des compétences des salariés. L’objectif de cette procédure de consultation est de permettre aux représentants du personnel de faire des propositions pour modifier ou améliorer le plan de formation envisagé par l’employeur.
Ces consultations sont impératives : elles entrent dans les prérogatives des comités d’entreprise dont la violation peut entraîner des sanctions pénales à l’encontre de l’employeur, ainsi qu’une majoration de 50 % de la contribution due par l’entreprise au titre de la formation professionnelle.

Le plan de formation peut comporter trois types d’actions :
actions visant à assurer l’adaptation du salarié au poste de travail
actions liées à l’évolution des emplois ou participant au maintien dans l’emploi
actions ayant pour objet le développement des compétences des salariés.

Être en formation dans le cadre du plan de formation est assimilé à l’exécution normale du contrat de travail : le salarié doit donc suivre avec assiduité la formation et ne peut s’opposer à la décision éventuelle de l’employeur de le réintégrer à son poste de travail avant la fin de la formation. Durant cette période, le salarié continue à être rémunéré et conserve sa protection sociale habituelle. Si un accident survient au cours de la formation, il s’agira d’un accident du travail. Le coût de la formation reste à la charge de l’entreprise. Les frais de restauration et d’hébergement occasionnés par la formation sont remboursés ou pris en charge directement par l’employeur selon les règles habituellement appliquées dans l’entreprise pour les missions professionnelles.

Lorsque des actions de développement des compétences se déroulent en dehors du temps de travail, le salarié reçoit, de son entreprise, une allocation de formation dont le montant est égal à 50 % de sa rémunération nette de référence. Les modalités de détermination du salaire horaire de référence pour l’allocation de formation sont fixées par l’article D. 6321-6 du code du travail.

La formation mise en œuvre dans le cadre du plan de formation a lien en principe durant le temps de travail. Toutefois, elle peut se dérouler en tout ou partie en dehors de ce temps de travail, dans des conditions différentes selon le type d’actions de formation mis en œuvre.
Actions d’adaptation. Les actions d’adaptation au poste de travail constituent un temps de travail effectif et ne peuvent se dérouler que pendant le temps de travail.
Actions liées à l’évolution de l’emploi ou au maintien dans l’emploi. Ces actions de formation sont mises en œuvre pendant le temps de travail et donnent lieu pendant leur réalisation au maintien par l’entreprise de la rémunération. Toutefois, sous réserve d’un accord d’entreprise ou, à défaut, de l’accord écrit du salarié, le départ en formation peut conduire le salarié à dépasser la durée légale ou conventionnelle du travail. Les heures correspondant à ce dépassement ne s’imputent pas sur le contingent annuel d’heures supplémentaires (salariés à temps complet) ou sur le volume d’heures complémentaires (salariés à temps partiel) et ne donnent lieu ni à repos compensateur obligatoire ni à majoration, dans la limite par an et par salarié de 50 heures. Pour les salariés dont la durée de travail est fixée par une convention de forfait (en jours ou en heures) sur l’année, les heures correspondant au dépassement ne s’imputent pas sur le forfait, dans la limite de 4 % de celui-ci.
Actions de développement des compétences. Ces actions peuvent, en application d’un accord écrit entre le salarié et l’employeur, qui peut être dénoncé dans les 8 jours de sa conclusion, se dérouler hors du temps de travail effectif dans la limite de 80 heures par an et par salarié ou, pour les salariés dont la durée de travail est fixée par une convention de forfait (en jours ou en heures) sur l’année dans la limite de 5 % de leur forfait.

Le refus du salarié de participer à des actions de formation en dehors du temps de travail ou la dénonciation de son accord dans les 8 jours ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement.

Lorsqu’elles sont ainsi réalisées en dehors du temps de travail, les heures de formation donnent lieu au versement par l’entreprise d’une allocation de formation d’un montant égal à 50 % de la rémunération nette de référence du salarié concerné (cette allocation est exonérée de cotisations sociales, de CSG et de CRDS).
Pendant la durée de la formation, le salarié bénéficie de la législation de la sécurité sociale relative à la protection en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles. En outre, lorsque tout ou partie de la formation se déroule en dehors du temps de travail, l’entreprise doit définir avec le salarié, avant son départ en formation, la nature des engagements auxquels elle souscrit dès lors que l’intéressé aura suivi avec assiduité la formation et satisfait aux évaluations prévues. Ces engagements portent : sur les conditions dans lesquelles le salarié accède en priorité dans un délai d’un an à l’issue de la formation aux fonctions disponibles correspondant aux connaissances ainsi acquises et sur l’attribution de la classification correspondant à l’emploi occupé ; et sur les modalités de prise en compte des efforts accomplis par le salarié.

Au cours d’une même année civile et pour un même salarié, la somme des heures de formation effectuées au titre d’actions de formation liées à l’évolution de l’emploi ou au maintien dans l’emploi qui n’affectent pas le contingent d’heures supplémentaires ou le quota d’heures complémentaires et de celles qui, au titre du développement des compétences, sont effectuées en dehors du temps de travail, ne peut être supérieure à 80 heures ou, pour les salariés dont la durée de travail est fixée par une convention de forfait, à 5 % du forfait.

Lorsqu’un accord de branche le prévoit, une majoration d’au moins 10 % de l’allocation de formation est accordée au salarié qui engage des frais supplémentaires de garde d’enfant afin de suivre une action de formation en dehors de son temps de travail. Comme l’allocation de formation, cette majoration est exonérée de cotisations sociales, de CSG et de CRDS.

Le salarié peut demander à suivre une formation prévue dans le plan de formation de l’entreprise. La loi n’impose aucune procédure : la demande et la réponse sont formulées librement, selon les usages ou les dispositions conventionnelles qui peuvent exister dans l’entreprise. Si l’employeur accepte, le départ en formation du salarié reste assimilé à l’exécution normale du contrat de travail et ne peut être requalifié en congé individuel de formation.
En revanche, un salarié ne peut refuser de suivre une formation dans le cadre du plan de formation : la demande de l’employeur relève de son pouvoir de direction, ne pas s’y soumettre peut être qualifié de faute professionnelle. Il existe cependant des exceptions : le bilan de compétences : l’employeur ne peut contraindre un salarié à suivre un bilan de compétences. Le refus de ce dernier ne peut constituer, selon le Code du travail, « ni une faute, ni un motif de licenciement » ; des conditions de départ en formation susceptibles d’être assimilées à une modification du contrat de travail (formation particulièrement longue, très éloignée, demande de départ précipité) ou révélatrice d’une volonté manifeste d’entraver l’exécution du mandat d’un représentant du personnel. Par essence litigieuses, les conséquences de refus du salarié seront tranchées au cas par cas, éventuellement, par le conseil de prud’hommes ; la formation se déroule en tout ou partie en dehors du temps de travail. Le refus du salarié ne peut être considéré ni comme une faute, ni comme un motif de licenciement ; la validation des acquis de l’expérience devant un jury en vue d’obtenir tout ou partie d’un diplôme ou d’un titre professionnel. L’employeur ne peut imposer une telle validation : elle suppose le consentement du salarié et son refus ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement.

Le salarié réintègre son poste de travail, ou un poste équivalent à rémunération et qualification égales.
L’employeur n’a aucune obligation de reconnaître les compétences acquises au cours de la formation (par un changement de qualification, une augmentation de rémunération…), sauf lorsqu’il s’y est engagé, ou bien encore si le contrat de travail ou la convention collective applicable à l’entreprise prévoit cette reconnaissance. Par ailleurs, si la formation s’est déroulée en tout ou partie en dehors du temps de travail, l’employeur a du s’engager, avant le départ en formation, à permettre au salarié d’accéder en priorité, dans un délai d’un an à l’issue de la formation, aux fonctions disponibles correspondant aux connaissances ainsi acquises et sur l’attribution de la classification correspondant à l’emploi occupé.
Le salarié est libre de démissionner. Cependant, son contrat de travail peut comporter une clause de dédit formation par laquelle il s’engage à rester un certain temps au service de l’entreprise sous peine de rembourser les frais de la formation qu’il a suivie. Ce type de clause est licite à certaines conditions, notamment si l’engagement exigé du salarié n’est pas excessif (durée du service demandée trop longue, sommes à rembourser exorbitantes…) et n’entrave pas sa liberté de démissionner.